Comment créer un nouvel événement ? Comment le modifier ? Comment prendre en main le calendrier ?
Découvrez-le dans ce tutoriel.
Comment créer un nouvel événement ?
Dans Toucan, les événements sont reliés à des personnes ou des organisations.
Pour créer un nouvel événement, rendez-vous sur la fiche de la personne, le ménage ou l’organisation concernée.
Méthode 1 (conseillée) : pour trouver rapidement une personne, un ménage ou une organisation, utilisez la barre de recherche dans le menu du haut.
Méthode 2 : vous pouvez aussi utiliser vos contacts de personnes, de ménages ou d’organisations dans le menu de gauche, sous la rubrique Personnes, Ménages ou Organisations, en choisissant “Tous” ou un type de personne, de ménage ou d’organisation précis.
Les catégories de personnes, de ménages et d’organisations sont paramétrables dans la rubrique Paramètres.
Une fois la personne ou l’organisation sélectionnée dans votre CRM, vous arrivez sur la fiche correspondante.
Rendez-vous dans l’onglet Activités en bas de la page.
Vous trouverez un onglet "Événements" qui répertorie tous les événements relatifs à cette personne ou organisation.
Cliquez sur le bouton orange “Ajouter” puis sélectionnez “Nouvel événement”.
Vous arrivez sur la page de saisie suivante :
Donnez un titre à votre événement Par exemple “Réunion Équipe"
Choisissez d’associer ou non un formulaire d’activité. Il pourra être rempli lors de la sauvegarde. Si vous souhaitez créer un formulaire d’activité, rendez vous sur le tutoriel “Editer un formulaire”.
Dater votre événement : date et heure de début et de fin
Définissez la répétition de l'événement : est-ce un événement récurrent ? A quelle fréquence a-t-il lieu ? Il sera automatiquement programmé pour les fois suivantes.
Ajouter les participants à cet événement à l’aide du bouton bleu “+”. Vous pouvez les supprimer à l’aide du bouton “-” rouge. L'événement apparaîtra sur leur tableau de bord.
Ajouter les ressources utilisées lors de cet événement Par exemple s’il s’agit d’une réunion en distance, la ressource est Zoom
Définissez la visibilité de l'événement : il est possible de filtrer la visibilité à un type d’utilisateurs seulement. La gestion des différentes catégories d’utilisateurs se fait dans la rubrique Paramètres.
Choisissez de notifier les participants ou non via la case à cocher. Un mail leur sera envoyé.
Cliquez sur Sauvegarder
Votre événement est désormais disponible !
Une fois l’événement créé, une série de modifications peuvent lui être apportées.
Le bouton “Actions” vous permet de modifier, dupliquer, archiver ou encore gérer les notifications de votre événement :
Modifier : vous retournez sur la page de saisie de l'activité et pouvez modifier tous les champs : ajouter ou supprimer des participants, changer la date, la visibilité… et même supprimer l’activité.
Dupliquer : crée une copie de l’activité
Archiver : l’activité est supprimée de la liste et vous pouvez la retrouver dans le logo archives en haut à droite
Il est possible de commencer un fil de discussion associé à un événement. Cela permet par exemple de noter des remarques, de faire des propositions, d’envoyer des compte-rendus… .
Cliquez sur le bouton orange avec les deux bulles de discussions :
Vous arrivez sur la page suivante :
Entrez le contenu souhaité dans le champ texte, ajoutez des pièces jointes…
Ajoutez des participants à votre commentaire
Choisissez de notifier ces participants ou non à l'aide de la case à cocher : ils seront notifiés par mail.
Calendrier
Pour visualiser l’ensemble des événements, rendez-vous dans le calendrier. Méthode 1 : depuis le tableau de bord, onglet "Calendrier" Méthode 2 : depuis le menu de gauche dans la rubrique "Ressources"
Plusieurs visualisations sont disponibles en haut à droite : par jour, semaine, mois.
Par défaut, Toucan affiche une vue par semaine et de votre propre calendrier.
Vous pouvez filtrer les événements du calendrier dans la barre de recherche en haut.
Pour afficher tous les évènements du compte, cliquez sur le bouton blanc “Tous” en haut à droite.
