Comment s’organise la rubrique Distribution de la plateforme Toucan ?
Comment ajouter une distribution ?
Comment utiliser le catalogue de distribution ?
Découvrez-le dans ce tutoriel.
Les distributions sont créées via : - une saisie manuelle depuis la plateforme Toucan - l'interface Shopify : achats en lignes - le partage des approvisionnements
Accès
Vous trouverez la rubrique Distribution dans le menu de gauche. Le sous-menu filtre ces distributions suivant 2 catégories : les ventes et les dons. On retrouve également le Catalogue de distribution.
Ventes et dons
Les onglets Venteset Dons recensent l’ensemble des distributions qui ont été respectivement vendues ou données à des organismes.
Ils sont classés suivant leur statut :
En attente
Confirmé
En traitement
Complété
Annulé
Une ligne correspond à une distribution. On y retrouve ses informations principales (date de la vente ou du don, numéro de référence, son nom, l’origine puis la destination…).
Le détail de chaque distribution est disponible en cliquant sur le numéro de référence.
Nous y retrouvons les différentes lignes de distribution de la commande, qui correspondent aux différents articles qui la composent.
Catalogue de distribution
Le catalogue de distribution répertorie l’ensemble des produits reçus et ayant déjà été distribués. Il propose globalement les mêmes produits que le catalogue d’approvisionnement, puisque chaque approvisionnement est ensuite distribué, mais les variantes de distribution peuvent changer.
Une ligne correspond à un produit, relatif à un fournisseur. A la différence du catalogue d’approvisionnement, on retrouve dans la colonne inventaire, le nombre d'articles en stock.
En cliquant sur le nom ou le code du produit (code entre crochet), on se retrouve sur sa fiche produit, où sont renseignées toutes les informations.
On y trouve les variantes de distribution du produit proposé ainsi que son historique de distribution.
L’historique de distribution retrace toutes les fois où ce produit à été distribué (date, quantité…).
Exemple : l’approvisionnement “Ailes de poulet” du fournisseur Olymel a déjà été commandé 28 fois.
Ajouter une nouvelle distribution
Vous pouvez ajouter une nouvelle distribution directement depuis l’onglet Tous ou bien depuis Achats ou Dons selon la nature de la distribution.
Cliquez sur le bouton orange “Ajouter” à droite. Vous arrivez sur la page de saisie suivante :
Entrez les éléments relatifs à votre distribution :
Sa nature, la date et l’organisme destinataire
Onglet Statuts : renseignez le statut de la distribution (en attente, en traitement, confirmé…), le statut logistique (expédié, livré…) et le statut financier si c'est un achat (payé, remboursé…)
Onglet Transport : renseignez le lieu d’origine, le mode de transport (livraison ou collection), la destination, le contact à la destination et à l'origine, la date prévue
Onglet Références : entrez s'il y en a : la référence interne, la date de référence, les tags et une note
Onglet Paramètres : vous pouvez associer un programme à l’approvisionnement avec sa provenance
Cliquez sur Sauvegarder en bas de la page.
Votre approvisionnement est créé. Vous pouvez désormais y ajouter les lignes de distribution correspondant aux produit qui la compose :
Renseignez les informations de votre ligne : la quantité, le poids total, l’unité de poids, la valeur totale.
Si votre produit existe déjà dans le catalogue, alors sélectionnez le dans la liste déroulante et ajoutez la variante. Sinon, rendez-vous sur l’onglet “Nouveau produit'' pour l’ajouter.
Cliquez sur Sauvegarder.
Votre distribution est créée !
Pour ajouter d’autres lignes, cliquez sur “Ajouter une ligne” dans le cadre “Actions”.
A tout moment, il vous est possible de la modifier, de changer ses statuts, de le supprimer et même de l'expédier. Pour savoir comment gérer les expéditions, rendez vous sur le tutoriel associé.
NB : Les distributions provenant du module partage ou d'un terminal de paiement sont considérées préparées et prêtes à être expédier par défaut. Cependant, les distributions issues des saisies manuelles ou provenant de la boutique en ligne sont considérées non-préparées.
