Dans Toucan, vous avez la possibilité de générer des rapports à partir des données de la base.
Dans ce tutoriel, découvrez comment générer un rapport d’activité, de formulaire, un bottin d'organisation ou de personnes, et plus encore.
Première étape : créez un modèle de rapport
Dans le menu à gauche cliquez sur la rubrique paramètres puis l’onglet “Modèles de rapport”.
Vous arrivez sur la page suivante qui répertorie tous les modèles de rapports existants.
Cliquez sur le bouton orange “Ajouter” en haut à droite de l’écran. Vous arrivez sur la page de saisie suivante :
Entrez le nom de votre modèle de rapport
Déterminer le statut : en attente, actif, inactif. Si le statut n’est pas actif, le rapport ne pourra pas être généré.
Sélectionnez la source de données principale : à partir de quelles données voulez-vous faire un rapport ? C’est ici que vous déterminez s’il s’agit d’un rapport d’activité, de personnes ou d’organisation, sur la logistique…
Entrez une description si souhaitée
Déterminez la visibilité du modèle par les utilisateurs : qui peut voir ce rapport ?
Cliquez sur le bouton orange “Sauvegarder”
Dans ce tutoriel, nous prendrons l’exemple du modèle de rapport "Rapport PRS BAQ”. La source de données principale est “Approvisionnements”.
Vous arrivez sur la page d’édition suivante :
En tout temps, l’onglet Prévisualisation vous permet de visualiser l’organisation de votre modèle de rapport sur une ligne.
3 onglets vous permettent de paramétrer votre modèle de rapport :
Source de données principale : cochez tous les champs que vous souhaitez faire apparaître sur votre rapport. Attention : ne sélectionnez que les champs nécessaires car plus il y a de champs, plus l’extraction de données va être longue.
Les champs proposés sont ceux correspondant à la source de données principale. Si un ou plusieurs formulaires est associé à cette source de données, il vous sera proposé de le sélectionner. Dans ce cas, les champs du formulaire seront également disponibles dans la liste.
N’oubliez pas de sauvegarder en bas de la page.
Format : changez l’ordre des champs comme vous le souhaitez à l’aide du bouton double flèche proposé à gauche de chaque champ.
vous avez la possibilité de changer l'intitulé de votre champ
vous avez la possibilité de demander un format particulier pour chaque champ. Par exemple, pour une date : le format (%y-%m-%d) vous affiche la date en (année-mois-jour).
N’oubliez pas de sauvegarder en bas de la page.
Filtres : Ajoutez des filtres à l’aide du bouton bleu “+”. Sélectionnez le champ concerné puis le critère souhaité.
N’oubliez pas de cliquer sur sauvegarder.
Une fois cette première étape faite, vous pouvez ajouter une ou plusieurs visualisations de votre rapport afin de le configurer. Pour cela, un cadre “Visualisations” est présent en haut à gauche.
Attention, les visualisations ne sont faites qu’avec 10 lignes. Il s’agit seulement d’un échantillon. Vous générerez le rapport avec la totalité des données dans l’onglet Rapport par la suite.
Ajoutez une nouvelle visualisation à l’aide du “+”.
Entrez le nom de votre visualisation.
Vous arrivez sur une page de tableau croisé dynamique.
Choisissez le type de visualisation souhaité en haut à droite : Table, Arbre ou Graphique
Cliquez sur “Configurer le pivot''.
A droite, choisissez les champs que vous souhaitez mettre en ligne, en colonne, choisissez les valeurs, les filtres afin d’afficher l’extraction de données souhaitée.
Attention : avant d’ajouter des colonnes, sauvegardez une première fois.
Deuxième étape : générez votre rapport
Une fois votre modèle de rapport créé, vous pouvez désormais le générer. Rendez-vous dans la rubrique “Rapports” sur le menu de gauche puis dans l’onglet ”Tous”.Vous arrivez sur la page suivante où sont répertoriés l'ensemble des rapports déjà générés sur le compte : Cliquez sur le bouton orange “Nouveau rapport” puis sélectionnez le modèle de rapport souhaité parmi la liste.
L’extraction de données commence. Plus il y a de données, plus elle sera longue.
Lorsque l’extraction est terminée et que le rapport est généré, une notification apparaît en vert en haut à droite de l’écran.
Pour ouvrir votre rapport, cliquez sur cette notification ou bien retournez sur la page d'accueil de la rubrique Rapports, il sera désormais dans la liste.
Votre rapport est créé. Vous retrouvez en haut à droite toutes les visualisations que vous avez créées.
Il vous est toujours possible de le modifier en retournant dans l’onglet modèle de rapport.
A chaque modification de champ sur le modèle de rapport, cliquez sur "Actions" puis "Régénérez" sur le rapport pour le mettre à jour.
A chaque modification de la visualisation, rafraîchissez votre écran de rapport à l’aide du bouton “Actualiser” de votre navigateur.
